Q&A met Sebastian Leferink

In 2015 startte Sebastian Leferink met LeanDialogue®, een bureau dat zich specialiseert in het creëren van een high performance-omgeving door gebruik te maken van de Lean en agile methodieken en de laatste inzichten uit de gedragswetenschap. Een gesprek met founder Leferink over zijn drijfveren, ervaring en het vak.

Van huis uit ben je technisch en bedrijfskundig opgeleid en heb je een Black Belt certificering in Six Sigma en Lean. Waarom ben je dan zo geïnteresseerd in communicatie binnen Lean & Agile organisaties?

Dat gaat eigenlijk al terug naar mijn studietijd aan de Universiteit Twente. Ik was geïnteresseerd in de semantiek van computer talen, dat door Professor Ronald Stamper werd gegeven. Een leuke tijd overigens, waarin we regelmatig op zijn universiteitskamer zaten te sparren over dit onderwerp. Door hem ben ik gevraagd om deel te nemen aan een groot internationaal samenwerkingsproject, waarin we de impact van het internet op samenwerking onderzochten. Super leuk. In die tijd (1994), begon het internet net wat meer bekend te worden Sommigen herinneren het zich misschien nog, de telefoonhoorn op de modem leggen en dan via Netscape navigator internetten. Wat mij in dit project zo intrigeerde was dat het niet over de techniek ging, maar vooral over de impact van de techniek (internet) op onze interactie en samenwerking. In dit project werd ik me bewust van twee zaken. Ten eerste dat de manier waarop wij met elkaar de interactie aangaan bepalend is voor het succes van het team. Ten tweede dat wanneer de omgeving wijzigt, het lijkt alsof we opnieuw moeten leren communiceren en samenwerken.

Wat maakt samenwerken in Lean of Agile organisaties volgens jou zo ingewikkeld?

Iedereen wil op een prettige wijze samenwerken en resultaat boeken. Punt is alleen dat wanneer je met de inhoud bezig bent, je vaak vergeet om naar de vorm te kijken. Er wordt dan vaak veel gepraat en weinig gecommuniceerd. Juist dit zorgt voor veel tijdverlies, frustratie en strijd. Dit komt het vertrouwen in het team en het uiteindelijke resultaat natuurlijk niet ten goede. Onze ervaring van de afgelopen jaren is, dat juist in het verbeteren van de dialoog de sleutel voor succes ligt in Lean en Agile transities.

Hoe los je dit op?

Het begint ermee dat je leert om vanuit een ander perspectief naar je team en organisatie te kijken. Even rustig ‘achteroverleunen’, zodat je even uit de inhoud stapt en kijkt naar de vorm van de dialoog. De eerste vraag is dan; “Helpt de manier waarop we nu met elkaar de dialoog aangaan ons bij het behalen van onze doelen?”

Hoe helpt LeanDialogue® daarbij?

LeanDialogue® zet Lean en Agile niet alleen om in procesverbeteringen, maar haalt ook de belemmeringen uit de interactie en samenwerking van het team. De 9de verspilling zoals we dat wel eens noemen. We brengen tegelijk structuur aan en interveniëren op de kwaliteit van de dialoog. Niet na elkaar, maar tegelijk en op de momenten die ertoe doen. Dit doen we m.b.v. ons LeanDialogue® Groeimodel die bestaat uit 3 eenvoudige maar krachtige denkkaders.  Samen met onze opdrachtgevers creëren we daarmee letterlijk een omgeving die de dialoog en de samenwerking faciliteert. Dit klinkt basaal, maar door een verkeerde focus zien we dit vaak verkeerd gaan in organisatie transities.

Wat betekent dit dan voor teamleider of leidinggevenden in het algemeen?

Leidinggevenden waarmee we samengewerkt hebben, geven aan dat onze benadering in eerste plaats geholpen heeft bij het creëren van overzicht en het voorkomen van onnodige strijd en frustratie. Daar waar anderen door de bomen het bos niet meer zagen, wisten zij met onze insteek toch iedere keer weer focus te houden en de juiste krachtige vraag te stellen om het team verder te helpen. Maar bovenal, geven klanten aan dat het heeft geholpen bij het creëren van meer persoonlijke rust en een gevoel van vrijheid. Dat ze niet meer avond na avond zaten over te werken of wakker lagen van alle uitdagingen die ze hadden. En eerlijk gezegd is dat met name waar we het voor doen. Dat onze klanten weer plezier ervaren in het werk, hoe lastig de uitdagingen soms ook zijn.

Welke adviezen geef je het vaakst aan klanten?

De meeste organisaties hebben inmiddels ruime ervaring met Lean, Agile of performance management. Toch blijft één inzicht vaak onderbelicht: structuur en gedrag zijn geen afzonderlijke werelden.  Ze zijn twee kanten van dezelfde medaille — en ze komen pas echt samen in de dialoog.

Die dialoog is meer dan een gesprek. Het is de plek waar mensen elkaar werkelijk ontmoeten. Waar twee interne dialogen elkaar raken. Waar perspectieven worden gedeeld en betekenis wordt gevormd. Dáár ontstaat de beweging die nodig is om het werk iedere dag een klein stukje beter te maken. Vanuit dat perspectief geef ik leiders meestal drie adviezen:

1.  Anders kijken – structuur die houvast geeft én ruimte maakt
    Goede structuur is niet bedoeld om te beheersen, maar om zicht te krijgen op wat er speelt. In de LeanDialogue® Room zien teams hun werk als levend systeem: processen, patronen, knelpunten, ritme. Niet om het simpeler te maken dan het is, maar om samenhang zichtbaar te krijgen. Wanneer je anders kijkt, zie je geen losse incidenten meer, maar patronen die vragen om een ander gesprek.
2. Anders vragen – gedrag dat niet toevallig is, maar ontworpen
    De kwaliteit van een gesprek wordt bepaald door de vragen die je stelt.  Elke vraag activeert gedrag: soms openheid, soms terugtrekgedrag.
    Met het LeanDialogue® Kompas help ik leiders om vragen te stellen die richting geven, eigenaarschap activeren en het gesprek naar de essentie brengen. Zo ontstaat een voorspelbare structuur in de manier waarop je samen werkt en besluiten neemt.
3. Anders denken – de plek waar twee binnenwerelden elkaar ontmoeten
    Iedereen stapt een gesprek in met een verhaal: aannames, overtuigingen, verwachtingen. Die interne dialoog bepaalt hoe we luisteren, reageren en betekenis geven. De Psychologie van LeanDialogue® maakt die onderstroom zichtbaar. Het helpt leiders om te herkennen welk verhaal zij zelf meenemen het gesprek in — en wat dat doet met de ruimte tussen hen en hun team.
    Wanneer die laag bewust wordt, wordt de dialoog lichter, opener en veel effectiever.

Als structuur en gedrag elkaar vinden in de dialoog, ontstaat een vorm van samenwerken die rust geeft, beweging brengt en het werk elke dag een stukje beter maakt.