Q&A met Sebastian Leferink

In 2015 startte Sebastian Leferink met LeanDialogue, een bureau dat zich specialiseert in het creëren van een high performance-omgeving door gebruik te maken van de lean en agile methodieken en de laatste inzichten uit de gedragswetenschap. Een gesprek met founder Leferink over zijn drijfveren, ervaring en het vak.

Van huis uit ben je technisch en bedrijfskundig opgeleid en heb je een Black Belt certificering in Six Sigma en Lean. Waarom ben je dan zo geïnteresseerd in communicatie binnen Lean & Agile organisaties? Dat gaat eigenlijk al terug naar mijn studietijd aan de Universiteit Twente. Ik was geïnteresseerd in de semantiek van computer talen, dat door Professor Ronald Stamper werd gegeven. Een leuke tijd overigens, waarin we regelmatig op zijn universiteitskamer zaten te sparren over dit onderwerp. Door hem ben ik gevraagd om deel te nemen aan een groot internationaal samenwerkingsproject, waarin we de impact van het internet op samenwerking onderzochten. Super leuk. In die tijd (1994), begon het internet net wat meer bekend te worden Sommigen herinneren het zich misschien nog, de telefoonhoorn op de modem leggen en dan via Netscape navigator internetten. Wat mij in dit project zo intrigeerde was dat het niet over de techniek ging, maar vooral over de impact van de techniek (internet) op onze interactie en samenwerking. In dit project werd ik me bewust van twee zaken. Ten eerste dat de manier waarop wij met elkaar de interactie aangaan bepalend is voor het succes van het team. Ten tweede dat wanneer de omgeving wijzigt, het lijkt alsof we opnieuw moeten leren communiceren en samenwerken. 

Wat maakt samenwerken in Lean of Agile organisaties volgens jou zo ingewikkeld? Iedereen wil op een prettige wijze samenwerken en resultaat boeken. Punt is alleen dat wanneer je met de inhoud bezig bent, je vaak vergeet om naar de vorm te kijken. Er wordt dan vaak veel gepraat en weinig gecommuniceerd. Juist dit zorgt voor veel tijdverlies, frustratie en strijd. Dit komt het vertrouwen in het team en het uiteindelijke resultaat natuurlijk niet ten goede. Onze ervaring van de afgelopen jaren is, dat juist in het verbeteren van de dialoog de sleutel voor succes ligt in Lean en Agile transities. 

Hoe los je dit op? Het begint ermee dat je leert om vanuit een ander perspectief naar je team en organisatie te kijken. Even rustig ‘achteroverleunen’, zodat je even uit de inhoud stapt en kijkt naar de vorm van de dialoog. De eerste vraag is dan; “Helpt de manier waarop we nu met elkaar de dialoog aangaan ons bij het behalen van onze doelen?” 

Hoe helpt LeanDialogue daarbij? LeanDialogue zet Lean en Agile niet alleen in om procesverbeteringen door te voeren, maar juist ook om de verspilling uit de interactie en samenwerking van het team te halen. Samen met onze opdrachtgevers creëren we letterlijk een omgeving die de dialoog en de samenwerking faciliteert. Dit klinkt basaal, maar door een verkeerde focus zien we dit vaak verkeerd gaan in organisatie transities. 

Wat betekent dit dan voor teamleider of leidinggevenden in het algemeen? Leidinggevenden waarmee we samengewerkt hebben, geven aan dat onze benadering in eerste plaats geholpen heeft bij het creëren van overzicht en het voorkomen van onnodige strijd en frustratie. Daar waar anderen door de bomen het bos niet meer zagen, wisten zij met onze insteek toch iedere keer weer focus te houden en de juiste krachtige vraag te stellen om het team verder te helpen. Maar bovenal, geven klanten aan dat het heeft geholpen bij het creëren van meer persoonlijke rust en een gevoel van vrijheid. Dat ze niet meer avond na avond zaten over te werken of wakker lagen van alle uitdagingen die ze hadden. En eerlijk gezegd is dat met name waar we het voor doen. Dat onze klanten weer plezier ervaren in het werk, hoe lastig de uitdagingen soms ook zijn. 

Welke adviezen geef je het vaakst aan klanten? Veel organisaties zijn de afgelopen jaren al bezig geweest met verbetermethoden zoals Lean, Agile, Six Sigma. De kunst zit hem vooral in het op de juiste wijze inzetten van de samenwerking en het voeren van een dialoog. Van leiders vraagt dit dat ze op een andere wijze leren kijken naar hun team. Daarbij geven we over het algemeen 3 adviezen mee:

• Ten eerste, begin met het kijken vanuit een ander perspectief – probeer eens achterover te leunen en niet naar de inhoud te luisteren maar naar de vorm van de dialoog. Je gaat je dan zeker verbazen over hoe we met elkaar tot de essentie proberen te komen.. 
• Ten tweede kijk eens hoe je omgeving of dashboard de dialoog echt ondersteunt. Probeer je de cijfers op het bord te begrijpen of helpt het bord je in het gesprek om de volgende vraag te stellen waar in het proces of samenwerking het probleem zit?  
• Ten derde, luister eens goed naar het antwoord dat je op een vraag krijgt. Is dit echt het antwoord dat je wilt? Zo ja, dan heb je het fantastisch gedaan. Zo niet, dien jij een andere vraag te stellen in een andere vorm.